Neu ab 01.01.2023 – Digitaler Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für alle Arbeitgeber verpflichtend!

Ab 01.01.2023 müssen alle Arbeitgebende die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Die Papiermeldung entfällt damit grundsätzlich, denn der Arzt übermittelt die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse. Dieses Verfahren war im Jahr 2022 optional anzuwenden und ist ab 2023 verpflichtend. Die beschäftigte Person soll aber weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle erhalten.

Welche Auswirkungen dies für Sie als arbeitgebende Instanz auf die Lohnabrechnung hat, haben wir nachfolgend kurz dargestellt.

1.     Grundsätzliches

Ihre Mitarbeitenden sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dies ergibt sich aus dem § 5 Absatz 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz, es sei denn, Sie haben im Arbeitsvertrag eine andere Regelung dazu getroffen.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie Ihre Lohnabrechnungsstelle, ab dem 01.01.2023 über die Krankschreibungen regelmäßig informieren. Dies können Sie wöchentlich, spätestens aber 4 Tage vor Erstellung der laufenden Lohnabrechnung, per E-Mail oder als Excel Liste vornehmen.

2.     Zukünftiges Vorgehen

Sobald Ihrer Lohnabrechnungsstelle die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit von Angestellten vorliegt, fordern die zuständigen Fachmitarbeitenden für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) an. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Angaben zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an das Lohnabrechnungsprogramm zurück. Die Fehlzeiten werden dann entsprechend bei der Lohnabrechnung berücksichtigt.

3.     Geringfügig Beschäftigte und Kurzfristig Beschäftigte

Das Verfahren gilt auch für Minjobber und kurzfristig Beschäftigte. Daher benötigt Ihre Lohnabrechnungsstelle für diesen Arbeitnehmerkreis ab sofort immer den Namen der gesetzlichen Krankenkasse der arbeitsunfähigen Mitarbeitenden.

4.     Ausnahmen vom elektronischen Verfahren

Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:

• Privat versicherte Beschäftigte,
• Aufenthaltsbescheinigungen von Krankenhäusern,
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland,
• sonstige Bescheinigungen – wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot

In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.

5.     Informationspflicht

Bitte informieren Sie auch Ihre Mitarbeitenden über die gesetzlichen Änderungen. Ein entsprechendes Musterschreiben finden Sie unter dem nachfolgenden Link:

Arbeitnehmerinfo / Musterschreiben zum Download

Kommen Sie bei Fragen auf uns zu. Gern beantworten wir diese in einem persönlichen Gespräch.

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