E-Rechnungspflicht seit 01.01.2025: Was die neue Pflicht für Immobilienvermieter bedeutet

Seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, dass Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese neue Regelung betrifft sowohl private als auch gewerbliche Vermieter.

Wir geben Ihnen einen Überblick, was das konkret für Sie bedeutet.

1. Einfache PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus!

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, jedoch in Form strukturierter elektronischer Daten, üblicherweise in einer XML-Datei. Die derzeit verbreiteten Formate umfassen die XRechnung, die ausschließlich als XML-Datensatz vorliegt, sowie ZUGFeRD, eine hybride Variante, die einen XML-Datensatz mit einer PDF-Bilddatei kombiniert.

Wichtig: PDF-Rechnungen werden ab 2025 nicht als ordnungsgemäße elektronische Rechnungen anerkannt. Diese gelten dann, wie Papierrechnungen auch, als sogenannte „Sonstige Rechnungen“.

2. Empfang von E-Rechnungen

Ab dem 1.1.2025 müssen alle Vermieter E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies gilt unabhängig davon, ob sie umsatzsteuerpflichtig sind oder steuerfreie Vermietungen durchführen (Wohnraumvermietungen). Denn Vermieter sind per se Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetztes.

Wichtig ist daher zu wissen:

• Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang von E-Rechnungen grundsätzlich nicht aus.
• Verweigern Sie die Annahme einer E-Rechnung oder sind technisch nicht in der Lage, diese zu empfangen, besteht kein Anspruch auf eine alternative Rechnungsform.
• Die strukturierte elektronische Datei einer E-Rechnung muss unverändert, revisionssicher und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Dies gewährleisten wir für unsere Mandaten mit Hilfe von DATEV.

3. Ausstellung von E-Rechnungen

E-Rechnungen können ab dem 1.1.2025 ausgestellt werden. Grundsätzlich sind E-Rechnungen nur im B2B-Bereich (Unternehmer an Unternehmer) zu erstellen, das heißt nur dann, wenn Unternehmende untereinander tätig werden. Aber auch Unternehmende müssen nicht direkt ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen ausstellen.

Es gelten folgende Fristen für die verpflichtende Erstellung von E-Rechnungen:

• Ab dem 1.1.2027 Unternehmen mit einem Gesamtvorjahresumsatz größer als 800.000 €
• Ab 1.1.2028 alle anderen Unternehmen

Im Umkehrschluss gibt es keine E-Rechnungspflicht im B2C-Bereich, das heißt für Rechnungen eines Unternehmenden an eine Privatperson. E-Rechnungen müssen denselben gesetzlichen Vorgaben wie „normale“ Rechnungen entsprechen und zusätzlich in einem strukturierten elektronischen Format bereitgestellt werden.

4. Mithin hängt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen maßgeblich von der Art der Vermietung ab

4.1   Keine Pflicht bei umsatzsteuerfreien Wohnraumvermietungen

Immobilienbesitzer, die langfristig Wohnraum an Privatpersonen vermieten, sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Entscheidend ist, dass die Mieter Privatpersonen sind.

4.2   Mögliche Pflicht bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen

In allen anderen Fällen ist genau zu schauen, wer der Mietende ist. Vermietende, die zur Umsatzsteuer optieren, sind immer unter Beachtung der genannten Fristen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, da eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wird.

Vermietungen, die auch ohne Option umsatzsteuerpflichtig sind, wie zum Beispiel kurzfristige Vermietungen (z.B. Montagewohnungen), Vermietung von Stellplätzen oder Garagen (nicht als Nebenleistung zur umsatzsteuerfreien Wohnungsvermietung) sowie Lieferung von Mieterstrom können auch zur Ausstellungspflicht von E-Rechnungen führen. Dies ist aber der Fall, wenn der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer ist (B2B-Bereich). Sollten die Leistungsempfänger jedoch Privatpersonen sein (B2C-Bereich), müssen keine E-Rechnungen erstellt werden.

4.3   Ausnahme: Kleinunternehmer

Wenn die Vermietenden jedoch von der Kleinunternehmerreglung im Sinne des § 19 UStG Gebrauch machen (Verzicht auf die Umsatzsteuerbesteuerung), besteht keine Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung. Kleinunternehmer sind generell von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen worden, was durch das Jahressteuergesetz 2024 geregelt wurde. Die Ausnahme gilt aber nur für die Ausstellung und nicht für den Empfang von E-Rechnungen, sodass Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2025 auch dazu verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können.

4.4 Besondere Regelungen bei Dauerschuldverhältnissen

Für Mietverhältnisse und andere Dauerschuldverhältnisse gibt es besondere Regelungen:

• Für den ersten Teilleistungszeitraum eines Mietverhältnisses reicht es aus, wenn eine E-Rechnung als Dauerrechnung ausgestellt wird, die den Vertrag als Anlage enthält. Der Vertrag ist digital als Anlage zu verknüpfen.
• Dauerrechnungen, die vor dem 01.01.2027 in Papierform oder als normale PDF-Datei ausgestellt wurden, bleiben gültig, sofern sich die Angaben in der Rechnung nicht ändern.

5. Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Um rechtzeitig vorbereitet zu sein, sollten Sie dringend folgende Schritte unternehmen, sofern Sie bisher noch nicht tätig waren:

• Überprüfen Sie Ihre Pflichten:

Klären Sie, ob unter Ihren Mietern Unternehmer sind und damit die Ausstellung von E-Rechnungen für Sie zukünftig verpflichtend werden könnte. Schaffen Sie die Voraussetzungen, E-Rechnungen ab sofort empfangen zu können.

• Setzen Sie passende Software ein:

Sorgen Sie für geeignete Softwarelösungen, die das Empfangen und ggf. Erstellen von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten ermöglichen. Sollten Sie keine passende Software einsetzen bietet ELSTER ein entsprechendes Portal zum Hochladen und Visualisieren an: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

• Informieren Sie Ihre Geschäftspartner:

Kommunizieren Sie die Umstellung frühzeitig mit Ihren Mietern und Geschäftspartnern und klären Sie gemeinsam offene Fragen zur Umsetzung.

• Schulen Sie Ihr Team:

Wenn Sie ein größeres Immobilienportfolio verwalten, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Anforderungen vertraut sind und entsprechend geschult werden.

6. Unser Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt Veränderungen für Vermieter mit sich, insbesondere bei der Verarbeitung und Ausstellung von Rechnungen. Die Umstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch Chancen, Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Vermieter sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Wenden Sie sich bei Fragen zum Thema gerne vertrauensvoll an uns.