E-Rechnung ab 01.01.2025 – Was ist jetzt zu tun?

Die Digitalisierung macht auch vor Rechnungen keinen Halt. Wie wir bereits früher schon informiert haben, wird es künftige für alle Unternehmen zur Pflicht, E-Rechnungen zu verwenden. Die erste Stufe dieser Verpflichtung beginnt bereits ab dem 01.01.2025. Es besteht jetzt Handlungsbedarf. Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Informationen, was auf Sie zukommt und was Sie jetzt tun sollten.

In einem eigenen FAQ stellen wir ergänzend und vertiefend alle Fragen und Antworten zusammen, die zu dem Thema zu beachten sind. Zudem haben wir Ihnen eine Checkliste vorbereitet, mit der Sie praktisch alle erforderlichen Punkte prüfen und notwendige Schritte festlegen können.

Hier die kurze Zusammenfassung dessen, was auf Sie zukommt:

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Sie ist ein strukturiertes, elektronisches Datenformat, das von Computern ausgelesen und automatisch verarbeitet werden kann. Dabei handelt es sich um Formate wie XML oder EDI, die sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen standardisiert und maschinenlesbar sind.

In Deutschland sind die gebräuchlichsten Formate die ZUGFeRD-Rechnung und die XRechnung. Beide erfüllen die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung wird in Deutschland eingeführt, um Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und macht es für Unternehmen und Steuerbehörden leichter, Transaktionen nachzuvollziehen. Rechnungsdaten können zukünftig übergreifend ausgelesen und analysiert werden. Das ermöglicht den Steuerbehörden zukünftig auch die Überwachung von Transaktionen in Echtzeit, wodurch Steuerbetrug, insbesondere im Bereich der Mehrwertsteuer, eingedämmt werden kann. Diese Maßnahmen sind Teil eines EU-weiten Vorhabens, das als „VAT in the Digital Age“ (ViDA) bekannt ist, und wurden bereits in anderen Ländern wie Italien erfolgreich umgesetzt​

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in mehreren Schritten:

1. Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und diese elektronisch und revisionssicher zu speichern.
2. Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
3. Ab 01.01.2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen und Selbstständigen, unabhängig von der Rechtsform. Dazu zählen unter anderem:

• Gewerbliche Unternehmen
• Freiberufler (z.B. Ärzte, Anwälte, Architekten)
• Kleinunternehmer und auch Betreiber von Photovoltaikanlagen
• Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jede Rechnung muss elektronisch ausgestellt werden. Es gibt bestimmte Ausnahmen, die nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen, darunter:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C-Geschäft)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrkarten und andere Reiseleistungen
• Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z.B. medizinische Leistungen, Versicherungsprovisionen)

Was müssen Sie jetzt tun?

Die Umstellung auf die E-Rechnung bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen auf die neuen Anforderungen vorbereiten müssen. Hier sind einige Schritte, die Sie schon heute umsetzen können:

1. Empfang von E-Rechnungen sicherstellen:

Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein (z.B. rechnungen@mustermann.de) und teilen Sie diese all Ihren Geschäftspartnern mit. Stellen Sie sicher, dass diese E-Mails nicht im Spam landen.

2. Speicherung der E-Rechnungen:

E-Rechnungen müssen elektronisch und unveränderbar gespeichert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Buchhaltungssoftware wie DATEV Unternehmen Online sind dafür ideal. Es reicht nicht, die Rechnungen nur in Ihrem E-Mail-Postfach oder auf der Datei Ebene im Windows Explorer abzulegen. Hierzu müssten noch weitere organisatorische Schritte und Dokumentationen erfolgen. Auch ein Ausdruck von E-Rechnungen mit einem Viewer genügt nicht.

3. Vorsteuerabzug sicherstellen:

Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 15.10.2024 klar gestellt, dass Unternehmer die in E-Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer ab dem 01.01.2025 nur dann vom Finanzamt zurück erhalten, wenn die E-Rechnung korrekt gespeichert und abgelegt wird. E-Rechnungen, die nicht in Systemen gespeichert werden, die vor Änderungen geschützt sind oder ausgedruckte und wieder eingescannte E-Rechnungen verlieren diese Berechtigung.

Dies gilt nicht für Papierrechnungen, die Sie bis zum 31.12.2026 weiterhin erhalten und nicht für Kleinbetragsrechnungen bis von 250 € Brutto. Hier ist der Vorsteuerabzug nicht gefährdet.

Anpassung Ihrer Prozesse

Stellen Sie sicher, dass Ihre internen Abläufe angepasst sind, um E-Rechnungen korrekt zu prüfen, freizugeben und weiterzuverarbeiten.

Freigabeprozesse: Wenn mehrere Personen in Ihrem Unternehmen für die Rechnungsprüfung zuständig sind, sollten Sie sicherstellen, dass auch elektronische Rechnungen problemlos geprüft und freigegeben werden können.

Zahlungsprozesse: Prüfen Sie, wie Sie sicherstellen, dass alle Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden, vor allem wenn Sie bisher Rechnungen in Papierform verwaltet haben.

Verfahrensdokumentation: Seit 2015 verlangt die Finanzverwaltung, dass jedes Unternehmen die Prozesse rund um den Empfang, die Verarbeitung und die Speicherung von Rechnungen dokumentiert. Falls Sie diese Dokumentation noch nicht haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, damit zu beginnen.

Weitere Informationen:

Laden Sie sich unsere Checkliste zur Umstellung auf die E-Rechnungen unten kostenlos herunter.

Lesen Sie alle für Sie wesentlichen Detailinformationen hier in unserem FAQ nach: FAQ E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bietet nicht nur rechtliche Herausforderungen, sondern auch enorme Chancen, Ihre Buchhaltung zu automatisieren und Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Indem Sie frühzeitig auf die neuen Anforderungen reagieren, können Sie Kosten sparen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Transparenz Ihrer Unternehmensfinanzen verbessern. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft Ihrer Buchhaltung gestalten.

Herzliche Grüße,

Ihr GKK Steuerberatungsteam

Checklisten zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Programm zum Anzeigen von E-Rechnungen