E-Rechnung FAQ

In diesem Beitrag fassen wir für Sie alle wichtigen Fragen und Antworten zum Thema E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 zusammen:

Ab wann gilt was?

1. Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und diese elektronisch und revisionssicher zu speichern.
2. Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
3. Ab 01.01.2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Muss eine E-Rechnung auch eine von Menschen lesbare Form enthalten?

• Nein nach den gesetzlichen Regelungen genügt es, wenn die Rechnung in einem strukturierten Datenformat vorliegt (z.B. XML-Datei).
• Im Zweifel benötigen Sie daher einen E-Rechnungs-Viewer

Was ist eine Hybrid-Rechnung?

• Als Hybrid-Rechnung wird eine E-Rechnung bezeichnet, die neben dem strukturierten Datenformat (XML) auch eine menschenlesbare Variante enthält (PDF).
• Die ZUGFeRD Rechnung ist eine solche Hybrid-Rechnung
• Wichtig ist bei einer Hybrid-Rechnung, dass die Informationen in der strukturierten Datei (XML) und der Menschen lesbaren Variante (PDF) übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, kann durch die von menschenlesbare PDF Datei eine weitere Rechnung vorliegen. Der Rechnungsaussteller muss dann die Umsatzsteuer aus der unrichtig ausgestellten Rechnung zusätzlich an das Finanzamt zahlen.

Welche Bestandteile muss eine E-Rechnung haben?

• Eine E-Rechnung muss alle Rechnungsbestandteile haben, die eine PDF oder Papierrechnung bis zum 31.12.2024 auch haben musste. Das umfasst insbesondere:
  • Den Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Steuernummer oder die UST- ID Nummer
  • Das Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Handelsübliche Bezeichnungen der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiung aufgeschlüsselte Entgelt
  • Der anzuwendende Steuersatz oder die Angabe der anzuwendenden Steuerbefreiung
  • Den Steuerbetrag
  • Bei Bauleistungen an Privatpersonen, den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.

Können Anlagen zur Rechnung auch in der E-Rechnungsdatei dargestellt werden?

• Nein in der Regel ist dies technisch nicht möglich.
• Ergänzende Angaben zur Rechnung sollen in einer begleitenden PDF Datei zur Verfügung gestellt werden.
• Das gilt zum Beispiel für Stundennachweise, Monteurprotokolle, Arbeitsnachweise, Empfangsbestätigungen und ähnliche Anlagen.

Was gilt bei Privatkunden?

• An Privatkunden kann weiterhin die Rechnungsausstellung im PDF Format oder als Papierrechnung erfolgen.

Was gilt bei Kunden und Rechnungsempfängern im Ausland?

• Bei Kunden und Rechnungsempfängern die außerhalb Deutschlands ansässig sind, braucht keine E-Rechnung erstellt zu werden
• In diesen Fällen ist weiterhin eine Papierrechnung oder eine Rechnung als PDF oder sonstigen Format zulässig.
• Dies gilt sowohl für Kunden im EU-Ausland als auch außerhalb der EU

Was gilt bei Gutschriften?

• Auch bei Gutschriften und Stornorechnungen muss eine gesonderte E-Rechnung erstellt werden.
• Die Stornorechnung muss dabei eine eigene Rechnungsnummer erhalten. Die ursprüngliche Rechnung bleibt ihrer Rechnungsnummer bestehen und darf nicht aus Ihrem System gelöscht werden.

Was gilt bei Rechnungen nach § 13b UStG?

• Auch für Leistungen nach § 13 UStG, zum Beispiel Bauleistungen, muss eine E-Rechnung erstellt werden.

Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

• Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, sind bei Leistungen im B2B Bereich verpflichtet E-Rechnungen auszustellen.

Was gilt bei der Lieferung von Gebrauchtfahrzeugen mit Differenzbesteuerung nach § 25a UStG?

• Sofern der Verkauf an einen inländischen Unternehmer erfolgt, muss auch hier eine E-Rechnung erstellt werden.
• Bei Verkäufen an Privatkunden und ausländische Abnehmer kann weiterhin die Rechnung in Papier oder PDF-Form erstellt werden.

Was gilt bei Abschlagsrechnungen, Zwischenrechnungen und Schlussrechnungen?

• Bei Schlussrechnungen sind die einzelnen vereinnahmten Teilentgelte aus den Anzahlungs- und Zwischenrechnungen wie bisher anzurechnen.
• Aktuell erfüllt das zur Zeit gültige E-Rechnungsformat noch nicht die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Endrechnung.
• Sofern dies bis zum 31.12.2027 technisch weiterhin noch nicht möglich ist, darf die Endrechnung mit Anrechnung der einzelnen Teilentgelte auch als Anhang zur E-Rechnung beigefügt werden.
• Sollte dies technisch nicht möglich sein, kann anstelle einer Endrechnung auch eine Restrechnung erstellt werden.

Wie können E-Rechnungen berichtigt werden?

• Eine E-Rechnung kann wie bisher durch eine Korrekturrechnung berichtigt werden.
• Dazu ist die alte Rechnung zu stornieren. Hierfür ist eine Stornorechnung als weitere E-Rechnung zu erstellen und zu versenden.
• Anschließend kann eine Korrekturrechnung als eigenständige E-Rechnung ausgestellt werden.

Muss die E-Rechnung geändert werden, wenn im Nachhinein Rabatte, Bonis oder sonstige Nachlässe gewährt werden?

• Nein die bisherige Regelung gilt auch für die E-Rechnung. Sofern sich der zu zahlende Betrag reduziert, braucht keine korrigierte E-Rechnung erstellt werden.

Können Mietverträge als Rechnung gelten?

• Bisher gab es die Möglichkeit, dass auch Verträge als Rechnungen gelten können die zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn alle Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung nach §14 Umsatzsteuergesetz in dem Vertrag enthalten waren.
• Diese Regelung gilt grundsätzlich auch weiterhin. Der entsprechende Vertrag gilt als sonstige Rechnung.
• Es muss aber zumindest für den ersten Monat des Mietverhältnisses einmalig eine E-Rechnung als Dauerrechnung ausgestellt werden, in der der zugrunde liegende Vertrag als Anhang enthalten ist.
• Sobald sich das Mietentgelt ändert, ist eine neue Dauerrechnung in Form einer E-Rechnung auszustellen. Zum Beispiel bei Festlegung einer neuen Betriebskostenvorauszahlung oder bei Erhöhung der Nettokaltmiete z.B. bei Staffelmiete.
• Alte vor dem 1.1.2027 ausgestellte Dauerrechnungen brauchen im Jahr 2027 nicht als E-Rechnung einmalig ausgestellt werden, sofern sich an den Rechnungsangaben nichts ändert.

Gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 auch für Vermieter?

• Ja allerdings nur für Vermieter die an einen Mieter mit Umsatzsteueroption vermieten.
• Vermieter die ausschließlich Wohnungen vermieten sind damit von der Verpflichtung befreit.
• Der Vermieter mit Umsatzsteueroption muss in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für E-Rechnungen?

• Es gilt weiterhin die normale gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
• Die E-Rechnungen müssen so lange maschinell auslesbar vorgehalten werden.
• Auch ergänzende Anlagen im PDF Format auf die in der E-Rechnung hingewiesen wird, müssen entsprechend gespeichert werden.

Welche Software kann ich zum Speichern der E-Rechnungen verwenden?

• Die Software muss revisionssicher sein, das heißt nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein
• Zulässig sind Online-Softwarelösungen wie Datev Unternehmen Online, Lexware oder SevDesk
• Ebenfalls zulässig ist jedes revisionssichere Dokumentenmanagementsystem
• Das Speichern im E-Mail Programm oder Online-E-Mail Account oder auf der Windows Datei Ebene genügt dagegen nicht

Können E-Rechnungen aus Onlineportalen automatisiert abgerufen werden?

• Ja hierfür gibt es gesonderte Dienstleister wie zum Beispiel GetMyInvoice.com oder invoicefetcher.com.
• Dort hinterlegt man seine Login Daten z.B. für Amazon.
• Der Dienstleister ruft mehrmals tägliche alle Rechnungen ab und lädt diese bei Datev automatisch hoch.

Wo kann ich die Regelungen im Einzelnen nachlesen?

• Im neuen BMF Schreiben vom 15.10.2024 https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html

Checklisten zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht