Die elektronischen Kassensysteme – Was bis wann erledigt werden muss

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Nahezu alle Unternehmer haben derzeit ganz andere Sorgen, als sich um die neusten Vorschriften der Anmeldung der elektronischen Kassensysteme Gedanken zu machen. Trotzdem sollte nicht vergessen werden, dass eine Vielzahl der Kassen zeitnah ordnungsgemäß mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) ausgestattet werden müssen.

Wir haben Ihnen einen kurzen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage zusammengestellt. Was sie wissen sollten, was Sie bis wann erledigen müssen und ob es eventuelle gesetzliche „Neuregelungen“ auf Grund der Corona-Krise Pandemie gibt, erfahren Sie mit diesem Newsletter.

Bis zum 01.01.2020 bestand grundsätzlich die Pflicht elektronische Kassensysteme beim dem Finanzamt anzumelden und einen Nachweis über den Einbau bzw. der bereits enthalten TSE Sicherheitseinrichtung, die zum Schutz der Manipulation und als Schnittstelle für Finanzamt zum sofortigen auslesen, z.B. bei einer Kassennachschau dient, nach vorgeschriebenem Muster anzumelden. Dies gestaltete sich in der Praxis sehr schwierig, da das Anmeldeformular bis heute noch auf sich warten lässt. Daher wurde die Meldefrist im vergangenen Jahr bis zum 30.09.2020 verlängert.

1. Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Im Rahmen der andauernden Corona-Krise wurde die oben erwähnte gesetzliche Frist neu thematisiert, da viele Steuerpflichtige sich auf Grund der sich ergebenen wirtschaftlichen Folgen der Pandemie in einer existenzbedrohenden Notlage befinden. Leider wurde der Antrag auf Fristverlängerung bis zum 31.03.2021 vom Bundesministerium für Finanzen (kurz: BMF) abgelehnt.

Aus diesem Grund haben Wirtschaft und Politik eigene Maßnahmen ergriffen. 15 Bundesländer (letzte Aktualisierung 29.07.2020) verlängern die Meldefrist der elektronischen Kassensysteme bis zum 31.03.2021, dazu gehören auch Berlin und Brandenburg. Diese Fristverlängerung ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und zum Teil von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.

Inhaltlich gleichen sich die Voraussetzungen der Bundesländer in den folgenden Punkten:

• Ein Nachweis über die verbindliche Bestellung der erforderlichen Anzahl an TSE-Modulen vom Kassenhersteller muss vorliegen oder
• sofern ein Kassensystem mit einer cloudbasierten TSE-Einrichtung ausgestattet werden muss, ist dies dem Finanzamt zu melden, da diese derzeit nachweislich noch nicht verfügbar sind.

Ob und welche Voraussetzungen zusätzlich in Ihrem Bundesland erfüllt sein müssen, können Sie gerne bei uns erfragen. Wir helfen Ihnen selbstverständlich weiter.

2. Kasse nachrüsten – bis wann sind welche Systeme umzustellen?

Wichtig zu wissen ist, dass es für die Umstellung auf die TSE-Sicherheitseinrichtung darauf ankommt, welche Kasse genutzt wird.

Die folgenden Kassenarten werden unterschieden:

Kassensystem kann auf Grund der Bauweise nicht nachgerüstet werden:

Gesetzeskonforme elektronische Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind, dürfen bis 31.12.2022 weiter genutzt werden. Dies gilt nicht für PC und App-Systeme.

Ältere Kassen mussten bereits zum 01.01.2020 umgerüstet, das heißt ausgetauscht, werden. Es wird empfohlen die Nichtnachrüstbarkeit vom Hersteller bestätigen zu lassen und zur betriebsinternen Verfahrensdokumentation zu nehmen.

Kassensystem ist nachrüstbar:

Grundsätzlich bis zum 01.01.20 umzurüsten, aber hier gilt die Fristverlängerung bis 30.09.2020. Wie bereits ausführlich erläutertet wurde in einigen Bundesländern eine Nichtbeanstandungsregel bis 31.03.2021 eingeführt. Die Voraussetzungen dafür können Sie dem ersten Abschnitt entnehmen.

3. Wer gehört zum betroffen Personenkreis?

Alle Steuerpflichtigen, die bereits ein elektronisches Kassensystem nutzen bzw. neu anschaffen unterliegen der gesetzlichen Anmeldefrist

Eine Pflicht zur Umstellung auf ein elektronisches Kassensystem von Steuerpflichtigen, die eine offene Ladenkasse nutzen, besteht nicht.

4. Wie erfolgt die Anmeldung des elektronischen Kassensystems?

Seit 2020 besteht die Pflicht sowohl Anmeldungen als auch Abmeldungen innerhalb eines Monats beim Finanzamts vorzunehmen. Ausgenommen sind die Geräte, die bis 31.12.2022 genutzt werden dürfen.

Die Meldung erfolgt nach einem amtlich vorgeschriebenen Muster mit folgendem Inhalt:

• Name des Steuerpflichtigen
• Betriebsstätte der Kasse
• Steuernummer
• Art der zertifizierten TSE und Seriennummer
• Zertifizierung-ID
• Anzahl, Art und Seriennummern der elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Datum der Anschaffung
• Datum der In- oder Außerbetriebnahme

Bitte bewahren Sie die aufgeführten Daten sorgfältig auf, da diese u. a. auch bei einer eventuellen Kassennachschau oder Betriebsprüfung benötigt werden.

Leider liegt bis heute noch kein Vordruck der An- bzw. Abmeldung vor.

5. Härtefallregelung

Es besteht die Möglichkeit einen Härtefallantrag beim Finanzamt zu stellen, dass die Umrüstung nicht innerhalb der vorgeschriebenen gesetzlichen Frist erfolgen kann. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um Einzelfallentscheidungen der Finanzbehörde handelt. Es wird also nicht unbedingt in den gleichen Fällen auch die selbe Entscheidung getroffen.

Gründe für den Härtefall sind durch den Steuerpflichtigen zu belegen und nachzuweisen, z. B. technische und finanzielle Schwierigkeiten durch die Corona-Krise. Dies kann durch genehmigte Steuerstundungen oder auch die Inanspruchnahme von Soforthilfen nachgewiesen werden. Gleichzeitig muss dem Finanzamt auch ein Zeitfenster mitgeteilt werden bis wann die Nachrüstung der elektronischen Kassensysteme mit der TSE-Sicherheitseinrichtung erfolgt. Hier ist zu beachten, diesen zeitlichen Rahmen nicht zu großzügig anzusetzen, da dies bei den Finanzämtern als unglaubwürdig aufgenommen werden kann.

Zur Klärung offener Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Gerne helfen wir Ihnen bei den An- und Abmeldungen Ihrer Kassensysteme weiter und übernehmen das gesamte Antrags- und Meldeverfahren.

Bildquelle: pixabay, User: Obsahovka