Die Anschaffung oder das Leasing von E-Bikes für Angestellte bietet einige interessante steuerliche Vorteile.
In unserem Newsletter erfahren Sie, wie Arbeitgeber bei der Überlassung von E-Bikes (Fahrräder mit elektrischem Antrieb) profitieren und dabei gleichzeitig steuerliche und gesundheitliche Vorteile für ihre Mitarbeiter sichern. Der geldwerte Vorteil aus der E-Bike Überlassung wird hierbei entweder gar nicht oder nur sehr gering besteuert. Zusätzlich fördern Sie ein umweltbewusstes Image Ihres Unternehmens.
Inhaltsverzeichnis
1. Wie funktioniert E-Bike Leasing über den Arbeitgeber?
In der Regel least der Arbeitgeber das Dienstfahrrad bei einem externen Anbieter. Dabei können die Mitarbeiter bereits im Prozess der Anschaffung mit einbezogen werden, ihre Wünsche äußern oder sich bei Bedarf das Dienstfahrrad sogar selbst aussuchen. Für die Steuervorteile sind alle Elektrofahrräder begünstigt, die rechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind. Heißt: E-Bikes, deren Motoren lediglich eine Geschwindigkeit von bis zu 25 km/h unterstützen.
Motoren, deren Leistung über 25 km/h hinausgeht fallen unter die Dienstwagenbesteuerung und müssen ggf. mit der Ein-Prozent-Regelung für die Privatnutzung in der monatlichen Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.
Wird den Mitarbeitern das E-Bike nicht nur für den Arbeitsweg zur Verfügung gestellt, sondern auch zur privaten Nutzung, sollte dies in einem Überlassungsvertrag oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden. Das Fahrrad kann entweder
a) den Angestellten über eine Gehaltsumwandlung bereitgestellt werden oder
b) zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Dann übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten für das E-Bike.
Die Unterschiede der beiden Möglichkeiten erläutern wir Ihnen nachfolgend.
1.1. Steuervorteil– E-Bike-Überlassung durch Gehaltsumwandlung
Bei der Gehaltsumwandlung, auch Barlohnumwandlung genannt, tauscht der Arbeitnehmer einen Teil seines Gehalts gegen eine andere Leistung des Arbeitgebers. In der Regel fällt dafür keine oder nur eine geringe Steuerbelastung an. Das bedeutet, wenn das Bruttogehalt sinkt, fallen auch automatisch weniger Lohnabgaben an.
Üblicherweise verzichtet der Mitarbeiter auf einen Teil seines Bruttogehaltes in Höhe der Leasingrate.
Beispiel zur Gehaltsumwandlung:
Ein Arbeitnehmer erzielt ein monatliches Bruttogehalt von 5.000 €, nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge verbleibt ihm ein Nettogehalt von ca. 3.200 € .
Der Arbeitgeber schließt mit dem Mitarbeiter nun eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag ab, in dem vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer zukünftig ein E-Bike zur betrieblichen und privaten Nutzung erhält und dafür monatlich die Leasingrate von 80,00 € als Barlohnumwandlung trägt. Diese Barlohnumwandlung für das E-Bike reduziert das zu versteuernde und zu verbeitragende Gehalt:
Bruttolohn bisher 5.000 €
./. Entgeltumwandlung 80 €
steuerpflichtiges Brutto: 4.920 €
Folge: Statt von dem ursprünglich vereinbarten Gehalt in Höhe von 5.000 € wird nun von dem „neuen“ Bruttoverdienst in Höhe von 4.920 € die Lohnsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung einbehalten.
Das bedeutet die Bemessungsgrundlage für die gesetzlichen Lohnabzüge verringert sich um die Leasingrate.
Anstelle des umgewandelten Barlohnes muss der Angestellte die private Nutzung des Fahrrades versteuern. Vorteil ist hier, dass lediglich die Privatnutzung als geldwerter Vorteil abzurechnen ist. Die Besteuerung für den Arbeitsweg entfällt. Anders als bei der Dienstwagenüberlassung, die in der Regel mit der 1%-Regelung vorgenommen wird, gilt für den Zeitraum 01. Januar 2020 bis 31. Dezember 2030 bei der Elektrofahrradüberlassung (Geschwindigkeitszulassung bis 25 km/h) die 0,25%-Regel. Das bedeutet die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge wird geviertelt.
Diese Regelung gilt nur für E-Bikes, die erstmalig nach dem 01. Januar 2020 an Mitarbeiter überlassen werden. Für Anschaffungen und Überlassungen ab dem 01. Januar 2019 kann, unter den bereits erläuterten Voraussetzungen, der private Nutzungsanteil mit 0,50 % besteuert werden.
Beispiel zur Berechnung des privaten Nutzungsanteils:
Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ein E-Bike dessen Bruttolistenneupreis 4.000 € beträgt.
Berechnung des geldwerten Vorteils:Regelung ab 2019:
4.000 € x 0,50% = 20 € Nutzungsanteil – Dieser Betrag wäre ohne die Begünstigung ab 01.01.2019 voll abgabenpflichtig.
Regelung ab 2020:
4.000 € * 0,25% = 10 € Nutzungsanteil – Abgabepflichtiger Anteil, soweit die bereits erläuterten Voraussetzungen zutreffen.
Durch die steuerliche Begünstigung ab 01. Januar 2020 sinkt die abgabepflichtige Bemessungsgrundlage demnach um 10 € pro Monat.
1.2. Gehaltsextra – Die unentgeltliche Überlassung an Mitarbeiter
Eine weitere Möglichkeit ist die E-Bike-Überlassung als Gehaltsextra. Zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn „spendieren“ Arbeitgeber ihrer Belegschaft E-Fahrräder. In diesem Fall ist die private Nutzung des E-Bikes in der Zeit vom 01. Januar 2019 bis 31. Dezember 2030 komplett sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei. Eine Besteuerung des privaten Nutzungsanteils über die Lohnabrechnung erfolgt nur, wenn das E-Bike auf mehr als 25 km/h zugelassen ist
2. Vorteile für den Mitarbeiter
Neben einer potenziell gesteigerten Motivation fördert tägliches Radeln auch die Gesundheit. Im Hinblick auf die private Steuererklärung ergeben sich ebenfalls Vorteile – Die Mitarbeiter können trotz E-Bike-Überlassung die Pauschale für die Kosten des Arbeitsweges voll in ihrer Steuererklärung abziehen ohne das eine Gegenrechnung aus dem Nutzungsvorteil des Arbeitgebers vorzunehmen ist.
Nach Ablauf der Leasingzeit hat der Arbeitgeber die Möglichkeit seinem Mitarbeiter das E-Rad günstig zu verkaufen oder aber es zu verschenken. Übernimmt der Arbeitgeber hier die pauschale Lohnsteuer, so ist der Vorgang für den Mitarbeiter abgabenfrei.
3. Vorteile für den Arbeitgeber
Die anfallenden Leasing- und Versicherungsraten können als Betriebsausgabe abgesetzt werden, wodurch die Steuerlast gesenkt wird.
Neben den steuerlichen Vorteilen profitiert man zusätzlich mit folgenden Vorzügen:
- Mitarbeitermotivation & Verbesserung des Firmenklimas
- E-Bikes können als Werbeträger zur Kundengewinnung genutzt werden
- umweltbewusstes Image der Firma
- Steuerersparnis für Belegschaft
- Förderung der Gesundheit durch tägliche Bewegung → weniger Krankheitstage
- Einsparung von Lohnnebenkosten bei Entgeltumwandlungen
- geringe Investitionskosten für Anschaffung der E-Bikes
- verstärkte Mitarbeiterbindung & Mitarbeitergewinnung
4. Zuschüsse für betriebliche E-Bikes
Um anstelle eines Dienstwagens die Wahl für ein E-Bike attraktiver zu gestalten bieten Bundesländer und Gemeinden weitere finanzielle Vorteile an. Zusätzlich zur steuerlichen Förderung erfolgen Zuschüsse zu den Nettokosten (ab ca. 25%) die auf einen Maximalbetrag von 500 Euro angesetzt sind. Um sicherzugehen, ob und in welcher Form Förderprogramme und finanzielle Unterstützungen bestehen und erfolgen können, empfiehlt es sich vorab Rücksprache mit der zuständigen Verwaltung, Kommune o. ä. zu halten.
Für weitere Einzelheiten und Rückfragen, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung . Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei individuellen Berechnungen und gestalten, für Sie und Ihre Belegschaft, eine optimale Umsetzung.
Bildquelle: Adobe stock, User Boggy, Dateinummer 347527628
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