Archivierung – was kann in 2021 entsorgt werden?

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterlagen können entsorgt werden?

Sie sind sich nicht ganz sicher?
Wir uns schon!

Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir es Ihnen nachfolgend kurz zusammengefasst.

Normalerweise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.

Deshalb kommt für Sie als Unternehmer die Frage auf: Welche Unterlagen kann mein Unternehmen nach dem Jahreswechsel entsorgen? Abhängig vom Typ des Dokuments können die Archivierungsfristen unterschiedlich ausfallen.

1. Folgende Unterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden:

• Alle Geschäftsbücher, wie z.B. Auftragsbücher, Kundenlisten etc.
• Jahresabschlüsse und ggf. Lageberichte
• die Eröffnungsbilanz
• Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
• Betriebsinterne Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege, dazu gehören u. a. alle Quittungen, Tankbelege, Bewirtungsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kontoauszüge, Kassenabrechnungen usw.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, das heißt alle Rechnungen über Ihre Einnahmen und alle Rechnungen Ihrer Lieferanten (z.B. Wareneinkauf)

2. Was gilt bei Personalakten?

Diese sollten drei Jahre über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus aufbewahrt werden. Diese Frist orientiert sich an den Verjährungsfristen nach dem BGB. Demnach können Ansprüche aus der Beschäftigung innerhalb von 3 Jahren nach Kündigung oder Aufhebung des Arbeitsvertrages noch geltend gemacht werden. Dazu gehört zum Beispiel das Ausstellen des Arbeitszeugnisses.

Je nach Art der Personalunterlagen ergeben sich verschiedene Aufbewahrungsfristen, diese unterscheiden sich nach Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht.

Grundsätzlich gilt für Personalakten eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Da aber die meisten Personalunterlagen auch notwendige Belege und Nachweise für die Buchhaltung und den Jahresabschluss enthalten, empfiehlt es sich die Akte 10 Jahre aufzubewahren.

3. Eine Aufbewahrungsfrist von nur 6 Jahren gilt für:

• empfangene Geschäftsbriefe (z.B. Schriftverkehr mit Lieferanten)
• Kopien Ihrer versandten Geschäftsbriefe

4. Welche Unterlagen müssen mehr als 10 Jahre aufbewahrt werden?

Für gerichtliche Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten gilt eine Archivierungspflicht von 30 Jahren.
Ebenso müssen Rechnungen für die Anschaffung von Anlagevermögen über die gesamte Nutzungsdauer aufbewahrt werden. Die Rechnungen und Belege über den Bau eines Gebäudes, welches Sie über 50 Jahre abschreiben, müssen auch über 50 Jahre lang aufbewahrt werden. Hier empfiehlt es sich also, diese Rechnungen getrennt von den normalen Rechnungen des laufenden Jahres zu archivieren.
Einen detaillierten Überblick, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, können Sie der praktischen Übersicht in der PDF-Datei auf der Internetseite der Firma REISSWOLF entnehmen. Diverse Belege werden hier aufgeführt.

5. Wann beginnt die Archivierungspflicht und wann endet diese?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Tag der Erstellung des Dokuments, sondern erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

Beispiel:

Der Unternehmer erfasst eine Rechnung am 04.Januar 2021.
Die Frist beginnt mit dem 31.Dezember 2021.
Diesen Beleg muss er handelsrechtlich bis 31. Dezember 2031 aufbewahren.

6. Abweichung bei der Abgabe der Steuererklärungen:

Nach dem Steuerrecht beginnt die Frist erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuerklärungen abgegeben wurden.

Beispiel:

Ein Unternehmer hat seine Steuererklärungen für das Jahr 2019 im Jahr 2020 abgegeben.
Die Frist zur Archivierung für das Jahr 2019 beginnt demnach am 31.12.2020.
Erst nach dem 31.12.2030 können die Unterlagen für das Jahr 2019 vernichtet werden. Damit beträgt die Archivierungsfrist in der Praxis nicht 10 Jahre, sondern mindestens 11 Jahre.
Wenn der Unternehmer die Steuererklärung für 2019 erst im Jahr 2021 an das Finanzamt sendet, beginnt die Frist sogar erst am 31.12.2021 und läuft dann bis zum 31.12.2031, also sogar 12 Jahre.

7. Fazit

Demnach sollten im Jahr 2021 die meisten Unternehmer ihre Geschäftsunterlagen bis zum Jahr 2009 entsorgen können.
Haben Sie jedoch die Steuererklärungen für das Jahr 2009 erst 2011 oder später eingereicht, so verlängert sich die Frist um mindestens ein Jahr!

Hinweis zur elektronischen Aufbewahrung

Es besteht natürlich auch die Möglichkeit die Geschäftsunterlagen elektronisch aufzubewahren. Allerdings gelten hier einige Sonderregelungen. Die eingangs aufgezählten Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren gelten auch für die elektronische Archivierung. Die Belege müssen Sie elektronisch so sichern, dass eine Abänderung in jeglicher Form nachträglich nicht mehr vorgenommen werden kann.

Auch Ihre Papierbelege können Sie elektronisch erfassen und ggf. auch danach vernichten. Dies bedarf allerdings einer Prozessdokumentation, die schriftlich im Unternehmen vorliegen muss und beschreibt, wie der Scanprozess im Unternehmen funktioniert und gelebt wird.

Bei persönlichen Anliegen oder Unsicherheiten, ob Sie ein bestimmtes Dokument bereits vernichten können, sind wir Ihnen jederzeit gern behilflich.

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