Inventur – To Do zum Jahresende

Das Jahr neigt sich wieder dem Ende zu und bringt damit, für Sie als Unternehmer, die Pflichten rund um das Thema Inventur mit sich.

Da vielen Branchen und Betrieben eine Inventur zum Jahresende bevorsteht, haben wir für Sie verschiedene Vorgehensweisen zusammengefasst und unterschiedliche Formen der Inventur aufgelistet.

Über den Inventur-Sonderfall, der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten zum 31.12., haben wir separat einen weiteren Beitrag erstellt.

Inventur

Bei der Inventur werden alle Bestände in einem Unternehmen erfasst. Zu einem Stichtag werden neben allen Gegenständen, die dem Unternehmen gehören, auch die Schulden, erfasst (nachrangig, da diese Werte in der Buchhaltung dokumentiert werden).

Die Gegenstände bzw. Güter gelten als Vermögenswerte des Unternehmens und werden nach Art und Menge erfasst. Sie werden gezählt, gemessen oder gewogen.

Die Inventur wird in der Regel einmal jährlich am Ende des Geschäftsjahres, zumeist am 31. Dezember, durchgeführt und schriftlich festgehalten.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Kaufleute und Unternehmen müssen jährlich eine Inventur durchführen, um den Warenbestand des Unternehmens zu dokumentieren. Betroffen sind alle Branchen und Betriebe, die jährlich eine Bilanz erstellen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Einzelhandel, eine Gastronomie, einen Handwerksbetrieb oder z.B. um ein Kosmetikunternehmen handelt.

Wie muss eine Inventur durchgeführt werden?

Die jährlich anstehende Inventur muss manuell / per Hand durchgeführt werden, da es nicht genügt, Listen oder Lagerkarteikarten für die Waren zu führen. Die körperliche Inventur umfasst folgende vier Prozesse:

• Messen: Diese Methode wird angewendet, wenn Meterware verkauft wird, (z.B. Teppichböden oder ähnliche Waren müssen zur Inventur abgemessen werden).
• Wiegen: Güter, die nach Gewicht verkauft werden, werden gewogen, (z.B. eine Filiale, die Kaffeebohnen pro 100g verkauft, dokumentiert den Bestand durch Wiegen).
• Zählen: Waren, die pro Stück verkauft werden, erfordern eine Zählung. (Z.B. ein Fachhandel, der Werkzeuge anbietet, zählt diese einzeln.)
• Schätzen: Ist es bei machen Gegenständen nicht möglich oder unverhältnismäßig diese zu messen, zu wiegen oder zu zählen, so genügt eine Schätzung. (Z.B. ein Baumarkt, der mehrere Tausend Arten von Schrauben anbietet.)

Es ist empfehlenswert, die Inventur räumlich getrennt durchzuführen. Die Inventurliste kann beispielsweise in Lager, Büro und Laden gegliedert werden. Die Belegschaft kann bei Bedarf durch externe Aushilfen ergänzt werden, um die Dokumentation der Waren zu beschleunigen. Der ausgewählte Mitarbeiterstamm zählt die Ware und sonstige Artikel in ihrem Bereich und hält diese auf den Inventurlisten fest. Handscanner, als Beispiel, sorgen für eine präzisere Zählung von etikettierter Ware.

Empfehlenswert ist es auch, einzelnen Personen der Belegschaft die Verantwortung über die Inventur zu übertragen. So können klare Anweisungen zur Bestandsermittlung erfolgen, ob die Ware z.B. einzeln oder kistenweise gezählt wird.

Wann kann eine Inventur durchgeführt werden und wie?

Die gängigsten drei Methoden, eine Inventur durchzuführen, sind folgende:

Stichtagsinventur

Bei einer Stichtagsinventur wird der Bestand an einem festgelegten Tag mengenmäßig erfasst. Der Betrieb wird an diesem Tag meist eingestellt, sodass die Belegschaft lediglich mit der Stichtagsinventur beschäftigt ist. Diese kann auch zeitversetzt durchgeführt werden, zehn Tage vor oder zehn Tage nach Stichtag, welcher in der Regel meist der 31. Dezember ist.

Permanente Inventur

Hierbei handelt es sich um eine laufende Bestandsaufnahme der Waren. Meist mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems, womit sämtliche Einkäufe und Verkäufe sofort erfasst werden, so dass der aktuelle Bestand jederzeit ersichtlich ist. Dennoch muss die Inventur auch hier einmal jährlich per Hand erfolgen.

Verlegte Inventur

Diese kommt für Unternehmen in Frage, welche die Inventur zum Stichtag nicht durchführen können. Das ist z.B. bei großen Beständen der Fall, die nicht innerhalb eines Tages aufgenommen werden können. Nach Zustimmung des Finanzamtes kann das Unternehmen innerhalb der ersten zwei bis drei Monate vor dem Bilanzstichtag die Inventur durchführen.

Nun sollten Sie bereit für Ihre nächste Inventur sein. Behalten Sie im Hinterkopf, dass eine gründliche Vorbereitung entscheidend für eine zufriedenstellende Inventur ist. Denke Sie dabei bitte auch an die Kleinigkeiten, die gerne vergessen werden. Haben Sie alle Mitarbeiter vorbereitet und eingeteilt, sind alle eingewiesen? Haben Sie eine Inventurfahrplan erstellt und verteilt? Oder haben Sie noch Rückfragen, ist Ihnen noch etwas unklar? Dann setzten Sie sich bitte mit uns in Verbindung! Wir sind für Sie da!

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