Wichtige Information: Meldepflicht für Kassensysteme ab 1. Januar 2025

Liebe Mandantinnen und Mandanten,

das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ein neues Anwendungsschreiben herausgegeben. Bereits seit 2023 ist es erforderlich, dass elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen sind. Obwohl ursprünglich geplant, wurde die Meldepflicht für diese Systeme mehrfach verschoben. Nun wird sie jedoch endgültig eingeführt und tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Es gibt spezielle Übergangsregelungen für bestehende Systeme.

Diese neuen Vorgaben bedeuten vor allem für Einzelhändler, Dienstleister, Hoteliers und Gastronomen, aber auch für alle anderen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, einen zusätzlichen bürokratischen Mehraufwand.

Die Finanzverwaltung verlangt ab dem 1. Januar 2025 die Meldung für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Ziel ist es, einen Überblick über die verwendeten Kassensysteme und deren technische Sicherheitseinrichtungen (kurz TSE) zu gewinnen, einschließlich ihres Alters und ihrer Vernetzung. Die Übermittlung soll grundsätzlich online über das Programm „Mein ELSTER“ erfolgen. Nach unseren derzeitigen Informationen wird die von uns genutzt Software „DATEV“ aber auch eine Schnittstelle anbieten, so dass wir Sie bei dem Meldeverfahren unterstützen können.

1. Rechtliche Anforderungen

Innerhalb eines Monats nach Anschaffung, Leasingbeginn, Außerbetriebnahme oder Leasingende müssen folgende Informationen an das Finanzamt übermittelt werden:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der technischen Sicherheitseinrichtung
• Typ des elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der genutzten Systeme
• Seriennummer jedes Systems
• Kaufdatum oder Datum der Außerbetriebnahme (inklusive Verkauf, Defekt, Brand, Diebstahl oder Wechsel der Betriebsstätte)

Jede Meldung muss alle Systeme einer Betriebsstätte umfassen. Gemietete oder geleaste Systeme werden wie gekaufte behandelt.

2. Welche Systeme sind von der Meldepflicht betroffen?

Die Meldepflicht gilt für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, einschließlich Registrierkassen und Waagen mit Kassenfunktion, die mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind.

3. Übergangsregelungen

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen erst bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Neue oder außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Fälle:

• Bestehende Kassensystem:
  „Herr Mayer, Café-Betreiber, nutzt seit 2022 ein elektronisches Kassensystem. Er muss dieses bis zum 31. Juli 2025 nachmelden.“
• Neue Kassensysteme:
  „Ein Restaurantinhaber erwirbt am 15. Juli 2025 ein neues Kassensystem. Er muss die Inbetriebnahme bis spätestens zum 15. August 2025 über die elektronische Schnittstelle melden.“
• Außerbetriebnahme Kassensystem:
  „Ein Einzelhändler nimmt am 15. Juli 2025 sein veraltetes Aufzeichnungssystem außer Betrieb. Er muss diese Änderung innerhalb eines Monats melden.“

4. Empfehlungen für Unternehmer

Es ist ratsam, sich frühzeitig eine Übersicht über alle verwendeten Aufzeichnungssysteme zu verschaffen und die benötigten Daten zu sammeln, um sie nach Freischaltung des Mitteilungssystems zügig einreichen zu können.

Mit diesen Vorbereitungen können Sie sich effektiv auf die neuen gesetzlichen Anforderungen einstellen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den Vorgaben entsprechend agiert.

Wir werden selbstverständlich rechtzeitig auf Sie zukommen, um Ihnen die Meldung abzunehmen, damit Sie sich um das Wesentliche, Ihr Unternehmen, kümmern können.

Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

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